Как сделать электронную цифровую подпись и какие преимущества она дает

Для специалистов

Как сделать электронную
цифровую подпись и какие преимущества она дает

Для специалистов

Как сделать ЭЦП и какие преимущества она дает

Электронная цифровая подпись позволяет подписывать электронные документы, сдавать отчетность и работать на госпорталах без необходимости ставить живую подпись или приносить бумаги в государственные организации, например, в ФНС. Цифровая подпись обладает такой же юридической силой, как бумажная, но позволяет обрабатывать любые виды электронных документов и практически полностью защищена от подделок. В этой статье мы разберем, как сделать ЭЦП и какие преимущества она дает.

Что такое ЭЦП

Электронная цифровая подпись или ЭЦП — подпись от руки, переведенная в цифровой формат. У нее есть три уровня защиты — простой, неквалифицированный и квалифицированный. Например, простую ЭЦП часто применяют при регистрации на госпорталах и сайтах. Чтобы ее получить, достаточно кода доступа, который обычно присылают по СМС в рамках аутентификации.

При этом на вопрос, что можно делать с неквалифицированной и квалифицированной ЭЦП, ответ более развернутый. Это подписание документов, регистрация онлайн-касс и другие операции.

В целом, можно сказать, что простые и неквалифицированные цифровые подписи — аналоги подписанных бумажных документов, если на это есть указание закона или согласие сторон. При этом электронные документы, подписанные квалифицированной ЭЦП, как правило, заменяют бумажные документы, кроме тех случаев, когда закон требует, чтобы документ был в бумажном виде.

Для чего используют электронную подпись

Цифровая подпись нужна, чтобы закрывать сделки, получать уведомления и выплачивать страховые взносы в удаленном режиме. Если вы привыкли часто перемещаться или любите экономить время на рутинных операциях, то оформление ЭЦП поможет решить многие проблемы и задачи.

Например, получить налоговый вычет в онлайн-режиме. С 2021 года физическому лицу, чтобы его оформить, не нужно подавать декларацию по форме 3-НДФЛ и прикреплять к ней подтверждающие документы, так как система сама формирует налоговый вычет, исходя из информации, которая есть у налоговых органов. Однако, чтобы «запустить» процесс, необходимо подписать предзаполненное заявление — сделать это можно только электронной подписью.

Помимо физических лиц, электронную подпись все чаще используют юридические лица, поскольку это помогает заметно сокращать «бумажную работу», снижать административные расходы и повышать производительность. К тому же, ЭЦП позволяет выстраивать безопасную, с точки зрения защиты данных, коммуникацию с партнерами из любой точки мира, передавать бухгалтерский учет компании на аутсорсинг, защищать бизнес от мошеннических схем и подделок, а также участвовать в торгах на электронных площадках.

Что можно делать с неквалифицированной и квалифицированной ЭЦП

Неквалифицированная цифровая подпись обладает большей степенью защиты, чем простая. Ниже — перечень документов, которые подписывают такой ЭЦП:

договор купли-продажи автомобиля
получение ИНН
согласие на получение налоговых уведомлений и отказ от их получения
отправка декларации по форме 3-НДФЛ
возмещение убытков после ДТП по ОСАГО

Для бизнеса

Что такое сервис массовых выплат

Для бизнеса

Как платить самозанятому быстро и без помощи бухгалтера

Наиболее защищенный вид ЭЦП — квалифицированная. Ее создают с помощью средств шифрования на ПО, сертифицированном в ФСБ. С такой ЭЦП можно не только участвовать в торгах, но и оформлять документы — эта подпись наделяет их полноценной юридической силой.

Вот перечень документов, которые можно подписывать квалифицированной ЭЦП, согласно «Госуслугам»:

заявление о регистрации прав на недвижимость и постановке на кадастровый учет
заявление о запрете на действия с недвижимостью без личного участия
Единый госреестр, в который с помощью цифровой подписи можно вносить корректировки — например, если допустили ошибки
заявление о распределении пенсионных накоплений
регистрация расторжения брака — при совместной подаче заявления
выписка из реестра налогоплательщиков

Как получить электронную подпись

Вопрос, где получить электронную подпись, зависит от вида ЭЦП, который вам нужен.
Так, чтобы получить неквалифицированную подпись, необходимо:

Загрузить приложение «Госключ» и войти в него с помощью авторизации на «Госуслугах»
Подтвердить, что ознакомились с правилами обработки персональных данных
Придумать пароль
Запустить генерацию ключа с помощью случайных чисел
Дождаться уведомления на почту от «Госуслуг» о выпуске сертификата электронной подписи

Если нужно получить квалифицированную ЭЦП, то обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. С 1 января 2022 года юридические лица, нотариусы, ИП, а также уполномоченные лица, действующие без доверенности, могут получить квалифицированный сертификат только в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС РФ. Чтобы это сделать, нужно предоставить:

паспорт
номера ИНН и СНИЛС
сведения о коде Причины постановки на учет — для юрлиц, в дополнение к персональному коду ИНН

Как работает цифровая подпись

У цифровой подписи есть две основные функции: подписывает электронные документы и фиксирует информацию, которая в них есть на момент подписания. ЭЦП состоит из двух частей: закрытого и открытого ключей. Закрытый ключ шифрует информацию и содержит только механизм ее шифрования, а открытый ключ или сертификат — дешифрует сведения, которые могут быть доступны широкому кругу лиц. Например, это информация о владельце цифровой подписи, удостоверяющем центре и сроке действия ЭЦП.

Вот, как выглядит алгоритм работы ЭЦП:

Шифровка документа посредством закрытого ключа
Получение цифровой подписи
Добавление ЭЦП к документу
Прикрепление к документу открытого ключа
Проверка подлинности подписи
Подписание документа

Карьера

Почему лучших выбирает ИИ, а не ИТ-рекрутер

Можно ли подделать цифровую подпись

Подделать квалифицированную ЭЦП практически невозможно — она сделана с применением криптотехнологий и обладает высокой степенью защиты. В целом, уровень безопасности ЭЦП гораздо выше, чем у бумажной: завладеть ключами цифровой подписи гораздо сложнее, чем подделать бумажную. Однако в целях предосторожности проследите за тем, чтобы компьютер, где хранится электронная подпись, был защищен от вирусов. Также старайтесь не открывать подозрительные файлы, которые приходят на почту — это может быть шпионская программа, копирующая файлы и электронную квалифицированную подпись.

Но если такая неприятность, как взлом, произошла, не переживайте! Разоблачить мошенников будет просто, поскольку в сертификате есть вся информация о владельце ЭЦП и удостоверяющем центре, где он ее получал. Кроме того, каждый УЦ хранит копии документов, по которым выдавались цифровые подписи, и фото владельцев вместе с паспортом.

Иногда злоумышленники получают доступ не к самим ЭЦП, а к сканам документов, в результате они могут попытаться фальсифицировать цифровую подпись, но и здесь их ждет неудача: такой обман обычно быстро раскрывается. Однако вопрос, как проверить подлинность ЭЦП, периодически возникает. Для этого нужно зайти на портал «Госуслуги», выбрать вкладку «Проверить электронную подпись», далее вы попадете на портал уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи. Следующий шаг — выбрать тип ЭЦП и загрузить ее для проверки.

Что делать в случае утери ЭЦП

Если вы потеряли квалифицированную ЭЦП, то:

срочно — желательно в течение одного рабочего дня, свяжитесь с представителем удостоверяющего центра ФНС РФ и расскажите о проблеме
сотрудник УЦ пришлет заявку на отзыв сертификата электронной подписи

После того, как ЭЦП будет аннулирована, обратитесь в удостоверяющий центр, чтобы оформить новый квалифицированный сертификат.

Можно ли передать ЭЦП другому человеку

Закон не запрещает передавать свою ЭЦП другому человеку, например, бухгалтеру. Однако в этом случае уровень безопасности цифровой подписи может быть снижен, поскольку нарушается сам принцип ЭЦП, по которому доступ к закрытым ключам имеют только владельцы.

Цифровая подпись позволяет в удаленном режиме заключать сделки, проводить транзакции и решать вопросы с недвижимостью. Это удобный инструмент, с помощью которого можно экономить время, переводя большую часть документов в электронный формат.

Если ваша деятельность связана с удаленными проектами, часто заключаете большое количество сделок или подписываете много документов, получите ЭЦП. Это станет еще одним шагом к автоматизации рутинных процессов и повысит эффективность работы.